Wenn der Gast unten an der Eingangstür klingelt, erst einmal an allen Anschlüssen auflegen. Dann die Tür anrufen bis sie „ran geht“, jetzt die Tastenkombination 5*9 klicken, um die Tür zu öffnen. Ein entsprechendes Geräusch erklingt, wenn das Öffnen erfolgreich war. Bevor der Gast klingeln muss, kann bereits die Tür aufgemacht werden.
Den Gast mit dem Namen begrüßen und hereinbeten. Dem Gast wird das Ablegen der Jacke auf dem Kleiderständer angeboten und ein Kleiderbügel angereicht. Der Gast wird in den entsprechenden Raum geführt und gefragt „Was darf ich Ihnen zu trinken anbieten?“
Ganz wichtig ist es, die Frage genau so zu formulieren, anstatt zu fragen, ob der Gast etwas trinken möchte. Denn bei dieser Formulierung könnte der Gast die Frage aus Höflichkeit verneinen. Dem Gast wird das Getränk bereitgestellt oder eingeschenkt und bei Kaffee die Kekse in Reichweite gestellt.
Bescheid geben, dass der Gast angekommen ist.
Wenn man bei einem Termin anwesend ist, ist zu beachten, dass sich Notizen gemacht werden. Schließlich ist Zweck der Sache, dass du etwas lernst. Es signalisiert dem Gast, dass du aufmerksam bist und dich für ihn interessierst. Wenn keine Notizen gemacht werden wirkt es wie „Es wird nichts Wichtiges gesagt, was sich lohnen würde aufzuschreiben.“ Wenn dir auffällt, dass ein Kaffee – Trinker ausgetrunken hat oder länger nichts mehr getrunken hat, dann kannst du aufstehen und ihm etwas nachgießen. Auch wenn der Gast es nicht explizit erwähnt hat, ist dies eine Art der Höflichkeit und Gastfreundlichkeit. Falls der Gast wirklich nichts mehr trinken möchte, kann er dies immer noch mit einem „Danke“ ablehnen.
Wenn der Gast sich gerade verabschiedet, kannst du ihm freundlicherweise die Tür aufhalten. Außerdem kannst du die richtige Jacke vom Kleiderständer nehmen und anbieten. Zum Schluss werden die Gäste mit einem Händeschütteln und Ansprache des Namens verabschiedet.